Тайм-менеджмент (самоменеджмент) на MAC OS

Оглавление

Введение

Прочитав книгу Глеба Архангельского «Тайм-драйв», я серьезно задумался о своем тайм-менеджменте. Осмысливая полученную информацию я начал улучшать свою личную систему управления временем. Подумал о миссии, переоценил стратегические цели. Помимо философии тайм-менеджмента в книге дается много прикладных советов относительно программного продукта Outlook. До перехода на систему MAC OS я так же использовал Outlook и почти все описываемые функции мне были знакомы. Outlook многофункциональная и удобная программа, но так как я уже давно работаю в операционной системе MAC OS, то в начале я столкнулся с небольшими трудностями по выбору и настройке инструментов планирования.

В отличие от Outlook в операционной системе MAC OS модули почты, календаря с задачами реализованы в отдельных программах. Для почты в базовой системе стоит Mail, для планирования задач и мероприятий календарь в программе iCal. В той и другой программе некоторые решения в отличие от Outlook отсутствуют или сделаны по другому и на мой взгляд с точки зрения юзабилити в чем то лучше. В календаре iCal так же есть возможность планирования задач, но эта функция слишком простая и в ней нет возможности настраивать категории, приоритеты и горизонты. Для гибкого планирования удобно использовать другую, специальную программу - Thing. Для майнд-менеджемента, планирования и ведения сложных и долгих проектов я использую программы пакета Concept Draw Office для майнд карт MindMap, для проектов Project.

Отличительная особенность, на мой взгляд, операционной системы MAC OS и программ на этой системе является простота и удобство, но понять это возможно только эмпирическим путем.

Я постараюсь кратко описать указанные программы и то как я их настроил и использую в настоящее время.

вверх

Планирование мероприятий в календаре iCal

планирование мероприятий

Для планирования встреч, совещаний, поездок я использую программу iCal. В принципе это обычный календарь с базовым функционалом. На мой взгляд юзабилити сделано удобнее. Мероприятие можно вносить не проваливаясь в новое окно. Можно настроить оповещение себе и участникам. Если это регулярное мероприятие можно настроить повторяемость. Календарь можно опубликовать на Google или других серверах. Так же если установлена серверная система MAC OS в офисе, можно так же опубликовать на общем сервере.

планирование

вверх

Планирование задач в программе Thing Thing

По итогам 2009 года программа Thing заняла первое место среди программ планирования в операционной системе MAC OS. Особенностью программы в отличие iCal, является простота, многофункциональность и гибкость. Основой программы является список задач группируемый по проектам, областям ответственности, фокусам и подчиненным. Управлять задачами удобнее всего по приведенной ниже схеме.

планирование в Thing

вверх

Фокус

панель фокусов

Панель справа представляет собой панель фокусов. Фокус ВХОДЯЩИЕ предназначен для входящих задач.

В фокус СЕГОДНЯ отображаются задачи запланированные на сегодня.

В фокусе СЛЕДУЮЩИЕ отображаются все предстоящие задачи разбитые по проектам и областям.

В фокусе КОГДА-НИБУДЬ находятся задачи, запись которых жалко стереть, которые возможно со временем могут быть актуальны.

В фокусе ПРОЕКТЫ показаны все активные проекты.

В фокусе АКТИВНЫЕ ПРОЕТЫ отображаются все папки проектов. По каждому из проектов можно просмотреть задачи этого проекта.

Фокус ОБАСТИ предназначен для горизонтов планирования или отдельных областей ответственности.

Фокус ЛЮДИ предназначен для просмотра делегированных задача. По каждому сотруднику можно увидеть список поставленных задач.

вверх

Входящие задачи

Фиксация входящих задач

Наглядно папка входящие дана на следующем рисунке. Что бы не отвлекаться от выполнения текущих задач, все возникающие новые задачи или идеи я сразу же записываю в папку входящие. Записывая задачу я записываю только завершенное действие и объект задачи. Параметры срока, категорий, горизонтов я определяю в момент стратегического планирования, т.е. при вечернем планирование. необходимо записывать в папку входящие. Думать о том когда их надо делать, необходимо только после того, когда запланированные на сегодняшний день задачи были успешно выполнены. Исключения составляют только задачи срочные и важные - но такие я стараюсь свести к минимуму.

вверх

Стратегическое планирование входящих задач

входящие задачи

За стратегическим планированием лично я вижу анализ входящих за день задач и предварительное определение всех необходимых параметров для каждой задачи: срок, важность, различные обстоятельства, категория. Важность, это один из ключевых критериев отбора. Если задача не приносит пользы стратегическим целям и миссии, она не является важной и стоит хорошенько задуматься о затрате времени на нее. Стратегическое планирование я как правило стараюсь осуществлять вечером, подводя итоги уходящего дня.

вверх

Следующие

В закладку фокуса «Следующие» входят все задачи по группам области и проекты с указанием исполнителя, а так же задачи без групп.

вверх

Тактический мониторинг и анализ обстановки при планирование текущих задач

тактический мониторинг

При тактическом планированием я определяю текущую или предстоящую обстановку в текущий день или ближайшие дни с анализом всех возможных каэросов. Для этого просматриваю весь список задач по горизонтам неделя, месяц, год. Корректирую сроки составляю программу на текущий или предстоящие дни.

Тактическое планирование я стараюсь осуществлять ежедневно, после стратегического планирования входящих задач.

вверх

Планирование сроков

Дата начала выполнения

При планирование конкретных сроков для выполнения задачи проставляется дата выполнения. Для этого необходимо задачу перетянуть на фокус запланированные. В появившемся окне выбрать запланированную дату выполнения задачи и параметр оповещения.

вверх

Дата завершения задачи или проекта

дата

По каждому проекту или задаче можно проставить срок завершения. Это позволяет наглядно видеть по каждой задаче или проекту количество оставшихся дней.

дата 2

вверх

Повторяющиеся (рутинные) задачи

Что бы не забывать постоянно повторяющиеся задачи можно воспользоваться функцией настройки повторяющихся задач. В этой закладке можно настроить задачи, которые выполняются регулярно (ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально, ежегодно, через N дней - указанное Вами).

рутина

вверх

Планирование в фокусе СЕГОДНЯ мероприятий и задач по времени в программе iCal

В этот фокус попадают запланированные по сроку задачи, регулярные задачи и отобранные задачи в ручную. Фактически это контрольный список задач на текущий день. Для планирования задач по времени выполнения в текущий день в разрезе запланированных мероприятий я использую программу iCal.

В в настройках Think необходимо сделать настройку синхронизации программ выбрав пункт СЕГОДНЯ и пункт того Календаря, который используется для планирования задач по времени. После настройки задачи появятся в календаре. Так же можно задачи из фокуса сегодня перетаскивать сражу на календарь и задавать планируемый диапазон времени.

фокусы

вверх

Области ответственности и горизонты планирования

Для планирования по горизонтам я использую функцию областей. Лично я в последнее время планирую в диапазонах; месяц, год, 3-5 лет, 10 лет, жизнь. Под целями жизни я понимаю свою личную миссию или свое призвание, то над чем я буду работать до конце своих дней. Просматривая список задач, можно видеть задачи по горизонтам.

ответственность

вверх

Проекты (Слоны)

Для выполнения сложных задач я использую функцию проекты. Для этого я перетаскиваю сложную задачу на фокус проекты. При перетаскивание в фокусе проекты создается активный проект. Есть сразу же возможность запланировать дату начала перетащив проект на фокус запланировано и дату завершения в замом проекте. После создания активного проекта в нем я прописываю все подзадачи необходимые для завершения проекта. Для каждой задачи определяю каэросы и сроки. Просматривая активные проекты видно срок начала, срок окончания, степень завершенности и горизонт планирования.

слоны

вверх

Настройка тегов - Категории, каэросы, расположение, приоритеты, важность, срочность, приблизительные затраты времени

Для настройки категорий, различных каэросов, приоритетов, срочности и сложности я использую функции ТЕГИ. Как видно на примере теги можно структурировать. Для сортировки задач по категориям, каэросам и другим тегам необходимо нажать на на тег верхней панели. Если нужно увидеть задачу в нескольких гибких категориях, необходимо выбрать теги при зажатой клавише cmd.

теги

вверх

Отслеживание делегированных задач

Для делегирования задач необходимо сформировать список сотрудников, которым Вы будете делегировать или передавать задачи. Закрепление задачи за участником, осуществляется простым перетягиванием задачи на имя участника.

дделегирование

Нажав на имя участника можно просмотреть весь список делегированных ему задач.

делегированные задачи

Из контрольного списка сотрудника задачу или несколько выделенных задач можно перетащить на почту, при перетаскивали в письмо вставляется четкая формулировка задачи и со всеми примечаниями. После отправки письма, отправленное письмо можно перетащить на задачу. Так же в задачу можно вкладывать все письма, входящие и исходящие, касающиеся этой задачи При просмотре задачи в можно так же просмотреть отправленное письмо. Но я в данный момент ставлю еще флажок и в почте отслеживаю письма в программе по флажкам. Об этом я написал ниже.

отслеживание

отслеживание2

вверх

Архив

Архив позволяет увидеть весь список выполненных задач.

архив

вверх

Стратегический мониторинг и анализ текущих задач относительно стратегических целей

Помимо стратегического определения параметров для входящих задач я осуществляю регулярную переоценку и уточнение стратегических целей и регулярную переоценку и уточнение всех записанных и запланированных задач относительно стратегических целей. Если меняются стратегические цели я стараюсь скорректировать все зависимые задачи относительно них.

вверх

Заключение по программе Think

Описанные примеры управления задачами включают самые основные приемы. На самом деле программы более многогранны в различных нюансах. Так же к программе Think есть приложения для iPad и iPhone. Эти приложения удобны тем, что все контрольные списки у Вас всегда под рукой, а входящие задачи, если нет возможности достать компьютер можно записывать на iPhon, а после, для дальнейшего планирования через синхронизацию перенести записанные входящие задачи на компьютер.

вверх

Отслеживание задач и писем в Mail

mail отслеживание

По почте удобно работать при постановке вопросов или задач коллегам, а так же для работы с клиентами. В письме сам вопрос или задача прописывается письменно более конкретно, а отправленное сообщение фиксирует время его постановки, что повышает эффективность и гарантирует быстрый благополучный результат.

После отправки письма с вопросом или задачей я помечаю флажком и перемещаю письмо в папку по направлению. Затем регулярно просматривая контрольную папку и возобновлять процесс выполнения задачи через отправку нового письма на основание.

Любой вопрос или задачу надо доводить до конца, как правило вашему адресату это бывает не приоритетно, потому что у него «своих дел много» соответственно он об этот помнить не будет, поэтому напоминать и проталкивать вопрос или задачу необходимо самостоятельно тому кто ее поставил.

вверх

Папки

Папки бывают обычные, бывают настраиваемые «смартпапки»

Отличие обычных папок от смарт заключается в том что в обычных информация хранится а смарт папка собирает нужные письма из разные источников, но не копирует в себя а ссылается.

Пример настройки папки с выбором сообщений моченных флажком приведен ниже.

смарт-папки

настройка

вверх

Принципы обработки почтовых сообщений

При работе с почтой я руковожусь следующими принципами:

  • Входящие почтовые сообщения сразу после прочтения необходимо обработать.
  • Входящие сообщения необходимо воспринимать как событие или задачу которую надо обработать. Пока письмо находится в папке входящее, на него суть не было потрачено внимания и не было произведено действие.
  • Если во входящем письме вопрос - Дать ответ написавшему и переместить в папку хранения по общим признакам.
  • Если во входящем письме дело, которое не только в Вашей компетенции - Переслать другому и переместить в папку хранения по общим признакам.
  • Если во входящем письме вопрос на который у Вас нет времени сейчас ответить - Пометить флажком и переместить в папку хранения.
  • Если во входящем письме полезная информация - поместить в соответствующую папку хранения.
  • Если во входящем письме Вам поставлена задача - пометить флажком и переместить в соответствующую папку хранения.
  • Ежедневно каждое утро необходимо просматривать папку с сообщениями помеченными флажками и определять возможности для реализации тех или иных запросов и задач в текущий день.
  • В течение дня на входящие и исходящие письма ставятся флажки.
  • В конце дня необходимо просмотреть папку с сообщениями с флажками и снимать флажки с проработанных писем.
  • Во входящих не должно оставаться писем, кроме не прочитанных, потому как если во входящих что то находится, значит это сообщение может потонуть в общей массе входящих а значит не получить должной обработки.
  • В отправленных не должно оставаться писем, потому как в случае нахождение писем в папке отправленное может говорить о том что заданный вопрос или поставленная задача не поставлены под Ваш личный контроль, и скорее всего вспомните об этом в последний момент.
  • Все отправленные важные сообщения (задачи или заданные вопросы, требующие последующего контроля) необходимо пометить флажком и переместить в папку хранения.
  • Ориентироваться на новые сообщения можно по цифре на ярлыке находящемуся на нижней панели.номер
  • День должен заканчиваться чистыми папками входящие и исходящие, а все сообщения должным образом обработаны.

вверх

Работа с файлами

Хранение файлов

В последнее время хранимой информации становятся очень много. Лично я сторонник порядка, поэтому стремлюсь хранить файлы структурно, четко прописывая название каждого и в строгом порядке мест хранения по сгруппированным папкам.

вверх

Принципы хранения файлов, которыми я руководствуюсь:

  • Каждый файл находится в своей папке объединяющей их по схожим параметрам.
  • Файлы с папками не должны соседствовать поэтому даже на один файл с явно выделяющимся признаком до времени нужно заводить отдельную папку.
  • Папки группируются по общим признакам группировки в плоть до корневой папки.
  • По завершению рабочего дня необходимо очистить корзину.
папки

вверх

Удобный формат работы с файлами горизонтальный

Обычный формат, используемый в «windows», затрудняет просмотр общей глубины и структуры хранения. Это видно на примере ниже.

формат хранения

Поиск файла можно осуществлять через функцию

  • Spotlist - набрав в окне проводника комбинацию ключевых слов искомого файла .
  • Смартпоиск - выбрать папку по дате составления документа просмотрев журнал составленных документов.

вверх

Общие принципы обработки файлов:

  • В течение дня новый документ входящий по почте, скопированный или созданный сохраняется на рабочем столе (логика как с бумажными документами).
  • В течение и особенно в конце дня образовавшиеся документы на рабочем столе раскладываются по имеющимся или созданным для этого документа группирующим папкам.
  • В конце рабочего дня необходимо удалить ненужные файлы.
  • День должен заканчиваться чистым рабочим столом.
  • Незавершенные файлы требующие дальнейшей обработки, для продолжения работы над ними необходимо в конце дня переместить в групповую папку проекты с созданием отдельной папки с названием проекта по сути обрабатываемого файла.
  • Можно использовать цвета, выделяя стадию проекта.

Все перечисленные приемы позволяют мне; Все файлы осмысленно хранятся по четкой структуре, искать файлы быстрее и продолжать работу по их разработке, файлы может найти любой коллега, если это надо.

  • Лишних и мусорных файлов на компьютере нет.

вверх

Папки не завершенных проектов

незавершенные проекты

вверх